2　文書取扱主任は、各課の係長(出先機関にあっては、その長)をもって充てる。ただし、係に係長がいない場合にあっては、課長補佐又は課長が指名する職員をもって充てる。

3　文書取扱主任は、次に掲げる職務について指揮し、又は自ら事務を行う。

2　執務時間外に到達した文書は、当直者を経て、総務課が受領する。

3　料金の未納又は不足の文書については、官公署又は学校から発送されたもの及び総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることとする。

4　2課以上に関連のある文書は、最も関係のあると認められる課に配付するものとする。

5　総務課長は、前項の場合において、その主管に関し各課の意見を異にする場合は、同一部内のときは部長が、部を異にする場合は総務部長が、調整により主務課(当該文書に係る事務を所管する課等をいう。以下同じ。)を決定する。

6　官報及び県公報は、総務課で管理し、及び保存する。この場合において、町に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供する。

7　通信回線により総務課に到着した文書は、第4項及び第5項に準じて通信回線により配布する。

2　通信回線により配付された文書、刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、収受日付印の押印を省略することができる。

3　収受の日時が権利の得喪又は変更に関係あると認められる文書は、収受日付印の下に収受時間を明記し、かつ、取扱者名を記載し、その封皮を添付する。

2　単なる資料、ポスター等軽易な文書については、文書管理システムへの登録又は文書整理簿への記載を省略することができる。

3　文書分類表への登録により、文書管理システムへの登録又は文書整理簿への記入に代えて、申請、届出等の件名ごとに受付簿、受付台帳等を作成することができる。

2　文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

2　文書の返付又は軽易と認められる事件につき照会、回答、督促等をするときは、前項の規定にかかわらず、付せん用紙(様式第5号)若しくは照復用紙(様式第6号)を用い、又は文書の余白を利用することができる。

3　証明は、証明簿(様式第7号)によらなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、定例の事件については、一定の簿冊をもって回議することができる。

2　合議を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。

3　合議された案に対して異議のあるときは、主務課と協議し、協議の調わないときは、上司の裁断を受けるものとする。

2　浄書を終わったときは、原議と校合し、浄書者及び校合者は、原議に記名しなければならない。

2　公告式に定めるものを除くほか、外部に発する公文には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。この場合において、公印使用者は、公印管理者の承認を受け、公印使用簿(様式第11号)に登載のうえ、公印管理者の承認を受けなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、印刷若しくは謄写刷りの文書又は軽易若しくは定例的な文書は、特に必要があるものを除くほか、公印等の押印を省略することができる。

4　証明のために公印を使用する場合は、第2項後段の規定にかかわらず、証明簿により管理者の承認を受けて押印することができる。

5　公印の押印を必要とする文書が大量にある場合において、必要があるときは、その印影又はこれを縮小及び拡大したもの(以下、「印影等」という。)を当該文書に印刷して公印の押印に代えることができる。

6　前項の規定により印影等を文書に印刷しようとするときは、その都度、公印印刷承認願(様式第12号)を総務課長及び総務部長(総務部次長を含む。以下同じ。)並びに副町長を経由して町長に提出し、その承認を受けなければならない。印影等を印刷した文書(以下「印影等印刷物」という。)を増刷するときも、また同様とする。

7　電子計算組織(大淀町電子計算組織に係る個人情報保護条例(昭和60年3月大淀町条例第2号)に規定する電子計算組織をいう。以下同じ。)を利用して事務を行う場合において、特に必要があるときは、公印の押印に代えて、公印の印影等を電子計算組織に登録したもの(以下「電子公印」という。)を証明書等に出力して公印の押印に代えることができる。

8　前項の規定により電子公印を電子計算組織により証明書等に出力しようとするときは、電子公印使用承認願(様式第13号)をあらかじめ電子計算組織を主管する課の長(以下この条において「電子計組織主管課長」という。)と協議のうえ、総務課長及び総務部長並びに副町長を経由して町長に提出し、その承認を受けなければならない。

9　電子計組織主管課長及び電子公印を使用する事務を所管する課の課長は、電子公印の適正な使用に努めなければならない。

2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

2　厚さが1.5センチメートル以上のファイルには、背表紙及び表紙に次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第14号)を貼付する。

3　厚さが1.5センチメートル未満のファイルについては、前項各号に定める事項を記入したタイトル(様式第15号)を原則として表表紙に貼付する。

4　前2項に定めるタイトルは、背表紙又は表表紙の所定の箇所に第2項各号に定める事項を記入することによって代用する。

5　サブタイトルについては、日常の事務を行う上で、取り扱いやすい任意のタイトルを記載することができる。

2　ファイルの大きさ、形状等によりこの目次を当該ファイルに綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。

3　目次には、ファイルに新たな文書が綴られるごとに番号及び文書名を順次記入する。

4　総務課の指示のあった時、目次の写しを総務課へ提出しなければならない。

2　事件が2年以上にわたる文書については、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。

3　長期保存の必要のあるファイルについては、厚さが6センチメートルから8センチメートル程度を基準とし、厚さが相当以上になる場合は、分冊し、分冊番号を記載するものとする。

4　文書に添付された図面、資料等で当該ファイルに編さんすることが、困難なものは、箱、袋等に入れ、又は結束することにより別に整理し、関係ファイルにはその旨記載するものとする。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。ただし、常用ファイルについては、保管期間を延長することができる。

2　ファイルの引継ぎ作業は、次に定めるところにより行うものとする。

2　ファイルの移し換えは、担当者が各課等のファイル取扱主任の指定する場所に収納することによって行う。

3　保存期間が1年を経過していないファイルであっても、業務に支障のないものについては、移し換えを行うことができる。

2　前項各号に定めるファイルの保存年限区分は、別表に定めるとおりとする。

3　ファイルの保存年限は、当該ファイルが完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

2　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類表のファイル名の新たな登録や変更を検討し、文書分類表変更届(様式第17号)を総務課に提出しなければならない。

3　総務課は、前項に規定する文書分類表変更届に基づき変更内容を確認のうえ、速やかに文書分類表を変更し、各課に提示しなければならない。

2　総務課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。

3　各課に割り当てられた保存書庫は、各主務課が管理する。

4　各主務課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。

2　11年以上保存ファイルを保存書庫から持ち出す場合は、期間は原則として1週間以内とし、総務課に備え付けの保存ファイル持出簿(様式第18号)に所用事項を記入する。返却する場合は、保存ファイル持出簿に返却と記入し、総務課の確認を受け、ファイルを元の位置に収納する。

3　各課の保存書庫で管理されている保存ファイルを利用する場合は、各主務課の定めるところにより閲覧等を行う。

2　ファイルの廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

3　総務課は、前項第3号において使用した廃棄対象ファイル一覧表を廃棄ファイル台帳として使用し、町史等の編さんに必要なファイルの保存のために当該ファイルを廃棄する前に文化財担当課に送付する。

4　文化財担当課は、前項の規定により提出を受けた廃棄ファイル台帳の中で保存が必要と認められるファイルがあった場合には、そのファイルを文化財担当課へ移管し、廃棄ファイル台帳から当該ファイルを抹消した後に新たに当該ファイルの保存リストを作成し、その写しを総務課に提出する。

5　総務課は、確認済みの廃棄対象ファイルを電子的に消去、消却、裁断等適切な方法にて処分するものとする。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(大淀町役場処務規程の一部改正)

2　大淀町役場処務規程(昭和49年12月大淀町訓令乙第4号)の一部を次のように改正する。

(経過措置)

3　この訓令の施行の際現にこの訓令の規定による改正前の大淀町役場処務規程の規定に基づき作成されている回議用紙その他の用紙で残部があるものについては、この訓令の規定にかかわらず、必要な調整をして使用することができる。

(文書編さん保存規程の廃止)

4　文書編さん保存規程(昭和41年12月大淀町訓令甲第2号)は、廃止する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にこの訓令の規定による改正前の大淀町文書取扱規程の規定に基づき作成されている回議用紙その他の用紙で残部があるものについては、この訓令の規定にかかわらず、必要な調整をして使用することができる。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日より施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和3年8月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際改正前の規程に定める様式は、当分の間、なお使用することができる。